Mapeo De Procesos (Tarea 4)
MAPEO DE PROCESOS
MACROPROCESOS DE SOPORTE ADMINISTRATIVO: Procesos enfocados en el suministro de los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades académicas y administrativas.
Macroprocesos: Gestión Financiera, Gestión Humana, Gestión de Planta Física, Gestión Logística, Gestión en Salud y Seguridad Integral, Gestión de Servicios a la Comunidad, Gestión de TIC, Gestión Jurídica.
el Mapeo de Procesos, es una herramienta a disposición de las organizaciones mediante la cual les permite optimizar los procesos presentes en las mismas o bien en caso de aún no haber definidos ninguno, ayuda a la implementación en la organización de una estructura basada en procesos.
Definir y mapear procesos es tremendamente útil para toda organización, pues es una manera de poder visualizar las fortalezas y debilidades que posee su estructura.
A través de la tarea de definir y mapear procesos, logramos dar solución a problemas habituales que surgen en las organizaciones como los siguientes:
- Funcionamiento complejo.
- Costes elevados.
- Existencia de los denominados cuellos de botella.
- Integración de procesos.
- Duplicidad de actividades.
- Tareas que se están realizando y que aportan poco valor a la organización.
- Problemas derivados por una documentación excesiva.
Así pues, vemos que definir y mapear procesos, por las soluciones que aporta a la organización, es una forma excelente de alcanzar un mayor entendimiento de sus procesos con el fin de ejecutarlos de la manera más óptima y poder incrementar la rentabilidad de nuestra organización.
El objetivo de mapear o diagramar es mostrar gráficamente, por medio de símbolos, cuáles son
las actividades que se llevan a cabo dentro de una organización o un proceso de tal manera
que todo aquel que lo lea sea capaz de comprender el alcance y/o llevar a cabo el proceso.
Un mapa no debe tener como principal objetivo ser un documento bonito sólo para impresionar,
debe ser un documento útil que se pueda rayar, modificar y revisar con frecuencia. Sin
embargo, la imagen y el diseño son importantes. Una atractiva apariencia y una presentación
fácil de leer realzan el contenido.
En un diagrama los objetos se unen con líneas y flechas las cuales nos muestran el flujo y
orden del procedimiento o proceso, estas flechas no indican las interacciones con las cuales
identificamos quien entrega (proveedor) y quien recibe (cliente), se requiere colocar mensajes o
leyendas para identificar los insumos (entradas) y productos (salidas) de cada proceso o subproceso
Macro-procesos
El Sistema Integrado de Gestión de la Calidad “SIGC” se encuentra planificado y configurado por procesos que se han definido considerando las diferentes funciones propias de las actividades de Extensión de la Universidad y la Administración Universitaria como soporte fundamental de las actividades de que constituyen el propósito fundamental de la Universidad del Norte.
Los procesos del sistema se encuentran agrupados en 18 macroprocesos, los cuales se clasifican en cuatro ejes de gestión:
MACROPROCESOS DE DIRECCIÓN: Procesos que definen el direccionamiento estratégico y la mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad.
Macroprocesos: Planeación Institucional, Seguimiento y Mejora de la Calidad.
Macroprocesos: Planeación Institucional, Seguimiento y Mejora de la Calidad.
MACROPROCESOS DE VALOR-EXTENSIÓN: Procesos que Enmarcan las funciones sustantivas de la Universidad
Macroprocesos: Gestión de proyectos de consultoría y servicios, Gestión de programas de educación continua.
Macroprocesos: Gestión de proyectos de consultoría y servicios, Gestión de programas de educación continua.
PROCESOS DE SOPORTE ACADÉMICO: Procesos que facilitan el desarrollo de las actividades académicas.
Macroprocesos: Comunicación y Mercadeo, Admisiones, Registro, Cooperación Internacional y Gestión de Biblioteca.
Macroprocesos: Comunicación y Mercadeo, Admisiones, Registro, Cooperación Internacional y Gestión de Biblioteca.
MACROPROCESOS DE SOPORTE ADMINISTRATIVO: Procesos enfocados en el suministro de los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades académicas y administrativas.
Macroprocesos: Gestión Financiera, Gestión Humana, Gestión de Planta Física, Gestión Logística, Gestión en Salud y Seguridad Integral, Gestión de Servicios a la Comunidad, Gestión de TIC, Gestión Jurídica.
Procesos
Un proceso, es un concepto muy amplio y utilizado en diversas campos de estudio, desde la biología hasta la ingeniería. En esta entrada se han redactado 2 definiciones:
a) Sucesión e interrelación de pasos, tareas y decisiones, con valor agregado, que se vinculan entre sí para transformar un insumo en un producto o servicio.
b) Son los pasos que se realizan de forma secuencial para conseguir elaborar productos o servicios a partir de determinados insumos.
Características de un proceso
- Definible
Los procesos deben estar documentados, y sus requerimientos y mediciones deben ser establecidos.
- Repetible
Los procesos deben lograr un nivel de estabilidad tal que se asegure que sus actividades se ejecutan consistentemente y producen los resultados deseados.
- Medible
Los procesos deben tener mediciones que aseguren la calidad de cada tarea individual así como la calidad del resultado final. Este proceso de medición se puede explicar fácilmente en la entrada anteriormente publicada “Etapas del control de gestión”.
Diagrama De Flujo
Definición.
Un diagrama de flujo es la representación gráfica del flujo o secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución, es decir , viene a ser la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.
Luego, un diagrama de flujo es una representación gráfica que desglosa un proceso en cualquier tipo de actividad a desarrollarse tanto en empresas industriales o de servicios y en sus departamentos, secciones u áreas de su estructura organizativa.
Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este. En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayoría de las empresas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método o sistema.
Luego, un diagrama de flujo es una representación gráfica que desglosa un proceso en cualquier tipo de actividad a desarrollarse tanto en empresas industriales o de servicios y en sus departamentos, secciones u áreas de su estructura organizativa.
Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este. En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayoría de las empresas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método o sistema.
Se trata de una muy útil herramienta para poder entender correctamente las diferentes fases de cualquier proceso y su funcionamiento , y , por tanto , permite comprender lo y estudiarlo para tratar de mejorar sus procedimientos.
Son importantes los diagramas de flujo en toda organización y departamento, ya que permite la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo esta equilibrada, es decir, bien distribuida en las personas, sin sobre cargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.
Los diagramas de flujo son importantes para el diseñador por que le ayudan en la definición, formulación, análisis y solución del problema. El diagrama de flujo ayuda al análisis a comprender el sistema de información de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidos, le ayudara analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de información para la administración.
Para ayudar a su comprensión por cualquier persona de la organización , se utilizan distintas formas de interpretación, a través de dibujos, de símbolos de ingeniería, de figuras geométricas, etc. , que transmitan una indicación de lo que se quiere representar.
Son importantes los diagramas de flujo en toda organización y departamento, ya que permite la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo esta equilibrada, es decir, bien distribuida en las personas, sin sobre cargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.
Los diagramas de flujo son importantes para el diseñador por que le ayudan en la definición, formulación, análisis y solución del problema. El diagrama de flujo ayuda al análisis a comprender el sistema de información de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidos, le ayudara analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de información para la administración.
Para ayudar a su comprensión por cualquier persona de la organización , se utilizan distintas formas de interpretación, a través de dibujos, de símbolos de ingeniería, de figuras geométricas, etc. , que transmitan una indicación de lo que se quiere representar.
Objetivos.
Representar gráficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones, para facilitar la comprensión de su funcionamiento. Es útil para analizar el proceso actual, proponer mejoras, conocer los clientes y proveedores de cada fase,representar los controles, etc.
Ventajas.
Podemos citar como ventajas que se pueden obtener con la utilización de los diagramas de flujo, las siguientes:
- Ayudan a las personas que trabajan en el proceso a entender el mismo , con lo que facilitaran su incorporación a la organización e incluso, su colaboración en la búsqueda de mejoras del proceso y sus deficiencias.
- Al presentarse el proceso d una manera objetiva, se permite con mayor facilidad la identificación de forma clara de las mejoras a proponer.
- Permite que cada persona de la empresa se sitúe dentro del proceso, lo que conlleva a poder identificar perfectamente quien es su cliente y proveedor interno dentro del proceso y su cadena de relaciones, por lo que se mejora considerablemente la comunicación entre los departamentos y personas de la organización.
- Normalmente sucede que las personas que participan en la elaboración del diagrama de flujo se suelen volver entusiastas partidarias del mismo, por lo que continuamente proponen ideas para mejorarlo.
- Es obvio que los diagramas de flujo son herramientas muy valiosas para la formación y entrenamiento del nuevo personal que se incorpore a la empresa.
- Lo mas reseña ble es que realmente se consigue que todas las personas que están participando en el proceso lo entenderán de la misma manera, con lo que sera mas fácil lograr motivarlas a conseguir procesos mas económicos en tiempo y costes y mejorar las relaciones internas entre los cliente-proveedor del proceso.
Elaboración.
El desarrollo de un diagrama de flujo es una buena herramienta para ser realizada con un trabajo en equipo, para lo cual se deberán seguir los pasos que a continuación se exponen:
1.Se nominan los miembros del grupo de trabajo que deberán elaborar el correspondiente diagrama de flujo del proceso en estudio. Se elegirán dichas personas entre aquellas que estén participando en las tareas del proceso, junto a sus proveedores y clientes internos, ademas de una persona ajena del proceso que , por tanto, sea independiente del proceso. El objeto de incluir esta persona independiente se debe a la necesidad de las siguientes premisas:
1.Se nominan los miembros del grupo de trabajo que deberán elaborar el correspondiente diagrama de flujo del proceso en estudio. Se elegirán dichas personas entre aquellas que estén participando en las tareas del proceso, junto a sus proveedores y clientes internos, ademas de una persona ajena del proceso que , por tanto, sea independiente del proceso. El objeto de incluir esta persona independiente se debe a la necesidad de las siguientes premisas:
- Que haga desaparecer la influencia decisiva de algún miembro del grupo en el resultado.
- Que obtenga la participación de todos los miembros del grupo de trabajo y resuelva los conflictos que pudiera haber, actuando como moderador .
- Que ayude al grupo a discriminar la información imprescindible de la que no lo es, con objeto de aprovechar mejor el tiempo
2. Se realizan una serie de reuniones para ir realizando la elaboración de una representación gráfica del proceso en cuestión. Es importante realizar varias sesiones de trabajo , ya que así los participantes tendrán mas tiempo para obtener mas información acerca del proceso.
3.Para realizar el diagrama, los datos son obtenidos a través de un continuo planteamiento de preguntas a los miembros del grupo que se irán repitiendo a lo largo de todo el proceso construcción del diagrama de flujo, como son:
- ¿Que paso es el primero?
- ¿Que paso es el siguiente?
Ademas se deberán utilizar otra serie de preguntas que pueden ayudar a construir el diagrama en determinadas fases del proceso, a saber:
- ¿De donde viene el servicio o el material?
- ¿Como entra el servicio o material al proceso’
- ¿Quien toma la decisión’
- ¿Que pasa si la decisión es afirmativa SI?
- ¿Que pasa si la decisión es negativa NO?
- ¿Hay algo mas que se deba hacer en este momento del proceso?
- ¿Donde va el producto o servicio de esta operación?
- ¿Que pruebas se realizan al producto en cada fase del proceso?
- ¿Que pruebas se realizan al proceso?
- ¿Que pasa si el producto/servicio no cumple con lo especificado?
4. Todos los datos que se obtengan de las respuestas a las preguntas mencionadas deberán siendo representadas en hojas del tipo post-it , que se dejaran bien visibles para todo el grupo de trabajo durante la realizacion de la confección del diagrama , componiendo una especie de mapa mental que ayuda a tomar decisiones.
5. Se deberá confeccionar una tabla de símbolos estándar que vayan a ser utilizados normalmente en el diagrama de flujo a construir.
6.Se recomienda empezar dibujando el diagrama de flujo mas general del proceso para posteriormente ir detallando mas cada uno de los diferentes pasos con aquellas características que nos interesen mas resaltar , como: responsabilidades, archivos, tiempos, documentación asociada, avisos,etc.. A veces se suelen incorporar imágenes que ayuden a visualizarcon mas claridad lo que se propone representar. En definitiva, en el diagrama de flujo se deberá poner todos aquellos elementos que nos den una mayor información valida para realizar un proceso.
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